Die Kleinunternehmerregelung einfach erklärt

Was versteht man unter der Kleinunternehmerregelung?

Bis zum 31.12.2024 galt: Wenn deine Umsätze, einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer, im Kalenderjahr 22.000 € nicht überstiegen und im Folgejahr voraussichtlich unter 50.000 € blieben, musstest du dir keine Gedanken um die Umsatzsteuer machen. Du hast einfach dein Honorar ohne Umsatzsteuer in deinen Rechnungen oder Verträgen ausgewiesen.

Ab dem 1.1.2025 verbessert sich die Regelung sogar noch:

Wenn dein Umsatz im Vorjahr (das ist aktuell 2024) weniger als 25.000 € netto beträgt, bist du zunächst Kleinunternehmer.

Deinen Gesamtumsatz berechnest Du nach vereinnahmten Entgelten. Das bedeutet, du zählst die Einnahmen zusammen, die in 2024 auf deinem Konto eingegangen sind. Die Verkäufe von Anlagevermögen und die Entnahme von Anlagevermögen zählt nicht in die Umsatzgrenze mit ein.

Eine weitere wichtige Änderung: Die bisherige Grenze von 50.000 € prognostiziertem Umsatz fällt weg. Ab 2025 bleibst du so lange Kleinunternehmer, wie dein Umsatz im laufenden Jahr unter 100.000 € netto bleibt. Übersteigst du diese Grenze, wirst du ab diesem Zeitpunkt – also unterjährig – umsatzsteuerpflichtig.

Die Umsätze berechnest du immer anhand deiner Zahlungseingänge auf deinem Konto. Das war bislang so und bleibt auch weiterhin so. Dein Umsatz ist das, was auf deinem Konto eingegangen ist. Es gibt eine leichte Verwirrung mit den Begriffen Bruttoumsatz bis 2024 und Nettoumsatz ab 2025. Das hängt damit zusammen, dass bis 31.12.2024 die Umsätze von Kleinunternehmern grundsätzlich steuerbar und steuerpflichtig waren, aber die Umsatzsteuer aufgrund der Geringfügigkeit aus Vereinfachungsgründen nicht erhoben wurde. Ab 1.1.2025 ist der Umsatz von Kleinunternehmern steuerfrei. De facto ändert sich aber nichts für dich. Du ziehst für die Berechnung der Grenzen (22.000€ bzw. 25.000€) deine Zahlungseingänge auf deinem Konto heran.  

Wichtig: Den Umsatz des Vorjahres solltest du immer gleich zu Jahresbeginn berechnen, noch bevor du deine erste Rechnung stellst!

Beispiel:

Wenn du 2024 mehr als 25.000 € Umsatz erzielt hast, kannst du 2025 nicht mehr die Kleinunternehmerregelung nutzen. Auch eine geringe Überschreitung verpflichtet dich, im neuen Jahr Umsatzsteuer auszuweisen.

Besonderheiten: Steuerfreie Umsätze

Ein Vorteil bleibt auch nach der Änderung erhalten: Umsätze, die gemäß § 4 Nr. 20 oder § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei sind, werden nicht in den Gesamtumsatz eingerechnet. Das bedeutet, du kannst z.B. 20.000 € an steuerfreien Konzerthonoraren oder Unterrichtserlösen erzielen und zusätzlich 25.000 € an regulären Umsätzen, ohne die Kleinunternehmerregelung zu verlieren. Dies bleibt auch ab 2025 unverändert.

Was ändert sich bei einem unterjährigen Start deiner Tätigkeit?

Bis 31.12.2024 galt: Wenn du deine Tätigkeit nur einen Teil des Jahres ausgeübt hast, wurde die Umsatzgrenze monatsweise berechnet. Beispiel: Bei einem Start am 1. Juli dürftest du nur 11.000 € Umsatz erzielen, um im Folgejahr noch Kleinunternehmer zu bleiben. Überschreitest du diese Grenze, wurdest du im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig.

Ab 1.1.2025 entfällt diese Regelung. Jetzt sind alle Neugründer auch im Folgejahr Kleinunternehmer, solange ihr Umsatz im Startjahr die Grenze von 25.000 € netto nicht überschreitet. Das vermeidet unliebsame Überraschungen für Neugründer.

Kein Vorsteuerabzug bei Kleinunternehmern

Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest, sind deine Honorare zwar umsatzsteuerfrei, du hast aber auch keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das bedeutet, die Umsatzsteuer, die dir von Lieferanten in Rechnung gestellt wird, bleibt für dich ein Kostenfaktor. Gerade in der Gründungsphase kann das nachteilig sein, z.B. bei größeren Anschaffungen wie Instrumenten, Einrichtungsgegenständen oder Technik.

Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichten möchtest, ist das gesetzlich möglich. In diesem Fall musst du in deinen Rechnungen die gesetzliche Umsatzsteuer ausweisen. Im Gegenzug kannst du die Vorsteuer aus deinen eigenen Ausgaben beim Finanzamt geltend machen.

Ein Verzicht ist für mindestens 5 Jahre bindend. Das bedeutet, dass du auch dann Umsatzsteuer erheben musst, wenn in den Folgejahren keine hohen Vorsteuerbeträge anfallen. Daher solltest du diesen Schritt gut durchdenken und langfristig planen.

Ab 1.1.2025 endet die Frist für den Verzicht am letzten Jahr im Februar des übernächsten Jahres, das auf die Besteuerungsperiode folgt.

Wie zeigst du den Verzicht an?

Du kannst den Verzicht formlos schriftlich beim Finanzamt anzeigen oder einfach deine Umsätze als steuerpflichtig in der Umsatzsteuervoranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung angeben. Beides wird als Verzicht gewertet.

Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Steuerpflicht

Im Jahr des Übergangs von der Kleinunternehmerregelung zur Umsatzsteuerpflicht kann es vorkommen, dass du Rechnungen ohne Umsatzsteuer gestellt hast, die aber erst im Folgejahr bezahlt werden, in dem du schon umsatzsteuerpflichtig bist. Laut Verwaltungsauffassung unterliegen solche Umsätze weiterhin der Kleinunternehmerregelung, da sie vor dem Eintritt der Steuerpflicht ausgeführt wurden. Sollte dein Finanzamt anderer Meinung sein, kannst du dich auf Abschn. 19.5 Abs. 1 UStAE berufen.

Hinweis zur Rechnungsgestaltung

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du auf deinen Rechnungen klarstellen, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Verwende dazu den Vermerk:

“Ich bin Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG und weise daher keine Umsatzsteuer aus.”

Erklärungspflichten

Kleinunternehmer müssen ohnehin keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Bis einschließlich 2023 warst du als Kleinunternehmer aber verpflichtet, eine Umsatzsteuerjahreserklärung beim Finanzamt einzureichen. Diese Verpflichtung entfällt ab dem Wirtschaftsjahr 2024. Ab 2024 musst du als Kleinunternehmer grundsätzlich keine Jahreserklärung mehr einreichen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn du Umsätze anderer Unternehmer aus dem Ausland im Rahmen des reverse charge Verfahrens melden musst. Dies ist dann der Fall, wenn du Dienstleistungen von ausländischen Anbietern eingekauft hast. Prüfe hier immer genau die Rechnung, ob dort angegeben ist, dass du das reverse charge Verfahren anwenden musst. Näheres findest du im Beitrag zum reverse-charge-Verfahren.