Die E-Rechnung

Die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025: Was du wissen musst

Ab dem 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland ins Spiel. Wichtig zu wissen ist, dass du ab 1. Januar 2025 in der Lage sein musst, E-Rechnungen zu empfangen. Versenden können musst du sie noch nicht. Hier erfährst du, was eine E-Rechnung ist, wen die Regel betrifft und worauf du achten musst.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird.

Sie ist kein PDF, das du per E-Mail versendest, sondern ein maschinenlesbares Dokument, z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

Das Ziel ist, Rechnungen automatisch verarbeiten zu können, ohne dass jemand sie manuell abtippen oder prüfen muss. Das ist natürlich vor allem für das Finanzamt interessant, das damit große Datenmengen direkt aus den Rechnungen herausziehen und so die Sicherung der Umsatzsteuer erhöhen kann.

Wen betrifft die Regelung?

Die neue Verpflichtung gilt für Unternehmen, die Leistungen oder Lieferungen an andere Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands erbringen.

Wenn du Leistungen an Privatpersonen erbringst, musst du keine E-Rechnung schreiben.

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, da sie nur steuerfreie Umsätze tätigen.

Wer bzw. welche Abrechnungen sind nicht betroffen?

Für Quittungen bzw. Kleinbetragsrechnungen ist das E-Format nicht verpflichtend.

Für Rechnungen an Privatkunden ist das E-Format ebenfalls nicht verpflichtend.   

Was wird nun zum 1.1.2025 genau geändert?

Ab 1. Januar 2025 musst du in der Lage sein, eine E-Rechnung empfangen zu können. Dazu genügt ein E-Mail-Postfach. Ich denke, das ist unproblematisch.

Ab diesem Zeitpunkt kannst du dich nicht mehr dagegen wehren, dass dir jemand eine elektronische Rechnung zusendet. Er ist dazu berechtigt und eigentlich sind auch alle Unternehmen aufgefordert, ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen zu versenden.

Für dich heißt das aber zunächst vor allem, dass du in der Lage sein musst, diese E-Rechnungen zu empfangen und lesbar zu machen. Dazu benötigst du ein Programm, das die Rechnungen ggf. entziffern kann. Die IHK München hat in einem Artikel verschiedene Programme zusammengestellt, die diese Aufgabe erledigen können. Ich verlinke dir hier den Artikel: https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/marktuebersicht-e-rechnung/.

Für den Rechnungsversand gibt es Übergangsfristen:

Du musst nicht zwingend ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen versenden. Es wurden hier verschiedene Übergangsregelungen eingeführt:

• Wenn du ein großes Unternehmen betreibst, musst du ab 1.1.2027 E-Rechnungen zwingend versenden.
• Wenn dein Umsatz unter 800.000 € pro Jahr liegt, musst du ab dem 1.1.2028 zwingend E-Rechnungen versenden. Du hast für die Umstellung also noch etwas Zeit.
• Kleinunternehmer oder Unternehmer die nur steuerfreie Umsätze erbringen, müssen Stand heute gar keine E-Rechnungen versenden. Das kann sich aber noch ändern.

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen: Hier gibt es keine Änderung

Rechnungen müssen auch weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Dazu zähle ich immer noch 2 Jahre für die Ablaufhemmung der Festsetzungsverjährung. Das macht insgesamt eine Frist von 12 Jahren, in denen du verpflichtet bist, die Rechnungen aufzubewahren. In diesem Zeitraum müssen die Rechnungen unverändert gespeichert werden und lesbar bleiben.