Bewirtungskosten
Wenn du Geschäftsfreunde zum Essen einlädst, so kannst du diese Kosten steuerlich absetzen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung liegen Bewirtungskosten dann vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Auch Nebenleistungen wie Trinkgelder und Garderobengebühren werden unter die Bewirtungskosten gefasst. Geschäftsfreunde sind solche Personen, mit denen du in geschäftlicher Verbindung stehst oder eine geschäftliche Verbindung anstrebst. Auch Bewirtungskosten im Rahmen deiner Öffentlichkeitsarbeit (zum Beispiel Einladung eines Journalisten in ein schickes Restaurant) sind geschäftlich veranlasst. Eventuell hat hier der Journalist jedoch ein Problem mit seiner Unabhängigkeit und Unbestechlichkeit, aber das ist nicht unbedingt dein Problem.
Bewirtung aus geschäftlichen Gründen
Die Bewirtung muss aus geschäftlichen Gründen erfolgen, ansonsten wird von Kosten der privaten Lebensführung ausgegangen, die den Ansatz der Kosten insgesamt ausschließt. Auch Bewirtungen von Geschäftsfreunden in der Privatwohnung des Steuerpflichtigen gelten in der Regel als privat veranlasst und schließen einen Abzug als Betriebsausgabe regelmäßig aus. „Regelmäßig“ ist ein schönes Wort im Steuerrecht. Da ein Abzug von Bewirtungen in der Privatwohnung nicht kategorisch ausgeschlossen ist, kannst du versuchen, eine Bewirtung im privaten Umfeld trotzdem abzusetzen, wenn du darlegen kannst, dass es dafür ganz bestimmte Gründe gab – zum Beispiel ein vertrauliches Gespräch ohne Mithörer oder die Höhe der zu erwartenden Kosten bei einer Einladung ins Restaurant.
Aufzeichnungspflichten
Damit die Bewirtungskosten tatsächlich auf jeden Fall vom Finanzamt anerkannt werden, sind verschiedene Aufzeichnungspflichten einzuhalten. Grundsätzlich werden nur noch maschinell erstellte und registrierte Rechnungen zugelassen. Handschriftliche Belege sind generell vom Abzug ausgeschlossen. Auf dem Bewirtungsbeleg muss
- der Name und die Anschrift der Gaststätte,
- der Tag der Bewirtung,
- die Art und der Umfang der Leistungen (also die Speisen im Einzelnen)
sowie der Rechnungsbetrag und der zur Anwendung kommende Umsatzsteuersatz ausgewiesen werden.
Für die Anerkennung der Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben verlangt die Finanzverwaltung weiterhin Angaben zum Anlass der Bewirtung und den teilnehmenden Personen. Diese können handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg erfasst werden. Sofern die Rechnung den Betrag von 150 € übersteigt, muss auch der Name des Leistungsempfängers, also des Gastgebers der Bewirtung, auf der Rechnung enthalten sein. Diese Angaben sind zeitnah auf den Belegen festzuhalten. Unbekannt ist meist, dass nach Verwaltungsauffassung die Bewirtungskosten zeitnah in einem besonderen Verzeichnis erfasst werden müssen. Dies stellt im Falle einer laufenden Buchführung mit einem Buchhaltungsprogramm das Konto „Bewirtungen“ dar. Solltest du deine Buchhaltung jedoch in Excel-Format erst im Folgejahr erstellen, ist ein laufendes Verzeichnis der Belege zur Sicherung des Betriebsausgabenabzuges ergänzend zu empfehlen.
Bewirtungsbelege von 250 € und mehr
Sofern die Kosten der Bewirtung den Betrag von 250 € übersteigen, müssen auch die übrigen Angaben einer Rechnung auf dem Bewirtungsbeleg enthalten sein:
- Name und Anschrift des Bewirtenden,
- Nettobetrag der Leistungen, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag der Leistungen sowie
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Restaurants.
Es ist nicht ganz einfach, immer eine wirklich korrekte Rechnung vom Restaurant zu erhalten. Insbesondere bei großen Bewirtungen, deren Betrag 250 € übersteigt, ist es schwierig, einen Bewirtungsbeleg mit allen erforderlichen Angaben zu erhalten. Da hilft es nur, hartnäckig zu bleiben.
Wann sind Kosten einer Bewirtung angemessen
Die Kosten der Bewirtung müssen angemessen sein, ansonsten werden sie auf einen angemessenen Teil gekürzt. Was als angemessen gewertet werden kann, wird weder durch das Gesetz noch durch die Verwaltung genau festgelegt. Für die Angemessenheitsprüfung entscheidend ist die Größe des Unternehmens, die Höhe des längerfristigen Umsatzes sowie des Gewinns. Wenn du insgesamt nur 30.000 € an Umsatz machst, sind einzelne Bewirtungskosten in Höhe von 500 € etwas kritisch. Liegt dein Umsatz jedoch bei 300.000 €, rutscht ein Bewirtungsbeleg in Höhe von 500 € eher durch. Letztlich muss die Bewirtung auch dem Anlass angemessen sein. So kann die Rechnung bei besonderen Anlässen dann durchaus auch etwas höher ausfallen. Der Anlass darf jedoch nicht im persönlichen Umfeld liegen, wie beispielsweise Geburtstag, sondern im betrieblichen Umfeld, wie etwa die Ehrung durch einen besonderen Preis.
Wie viel kann ich abziehen?
Ertragsteuerlich werden die Bewirtungskosten nur mit 70 % des Gesamtbetrags zum Abzug zugelassen. Für die Umsatzsteuer wird jedoch die Vorsteuer aus dem Gesamtbetrag der Rechnung gezogen. Dies ist allerdings nur dann interessant, wenn du selbst umsatzsteuerpflichtig und entsprechend zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.
Keine Bewirtungskosten sind sogenannte Aufmerksamkeiten, wie beispielsweise Getränke, Kaffee und Gebäck, die im Rahmen von Besprechungen oder Ähnlichem angeboten werden. Diese können auch bei der Einkommensteuer zu 100 % als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Wo eintragen in der Anlage EÜR?
Bewirtungskosten werden in der Zeile 68 der Anlage EÜR eingetragen. Dort gibt es zwei Spalten. Eine für den abziehbaren und eine für den nicht abziehbaren Teil der Bewirtungskosten.
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