Einnahmen erhöhen der Funpart!

Nach der Erfassung deiner Ausgaben, deiner Rücklagenzuführung und der Festlegung deines Gehaltes geht es nun darum zu planen, wie du diese Ausgaben finanzierst. Welche Einnahmen hast du und wie sollte eine Einnahmenstruktur aussehen, um diese Ausgaben langfristig und zuverlässig zu finanzieren.

Ermittle Deine Einnahmen

In einem ersten Schritt trägst du die sicher zu erwartenden Einnahmen aus den schon bestehenden Aufträgen in deinen Liquiditätsplan ein. Führe jeden einzelnen Auftrag gesondert auf. Auftrag A bei Herrn Müller wird am 15. April erledigt sein. Den Geldeingang erwartest du am 3. Mai. Entsprechend trägst du den Auftrag A im Mai als Einnahme namentlich ein. So gehst du durch alle deine Aufträge. Wahrscheinlich sieht dein Budget nun noch aus wie ein löchriger Käse. Nur hin und wieder gibt es schon ein sicheres Honorar in der Monatslandschaft.

Trage sie zum wahrscheinlichen Zahlungseingang ein

Deshalb trägst du nun in einem zweiten Schritt die wahrscheinlichen Aufträge entsprechend ihrem wahrscheinlichen Zahlungseingang in das Budget ein. Ich empfehle dir diese Honorare in einer anderen Farbe zu notieren, damit du immer sofort erkennen kannst, dass diese Einnahmen nur wahrscheinlich, aber noch nicht sicher sind. Es kann zum einen sein, dass sie noch nicht sicher sind, weil der Kunde dich noch nicht abschließend beauftragt hat oder du noch nicht genau weißt, wann du diesen Auftrag erledigen wirst.

Nun sieht es wahrscheinlich schon etwas besser aus mit der finanziellen Deckung deiner Ausgaben. Sofern dein Finanzbedarf nicht vollständig durch sichere Aufträge gedeckt ist, sticht nun klar ins Auge, dass du die unsicheren Aufträge in einen sicheren Zustand überführen solltest.

Zeit

Sofern die Unsicherheit nur darin besteht Zeit für die Bearbeitung dieses Auftrages zu finden, ist deine Motivation ihn anzugehen sicherlich in dem Moment extrem angestiegen, als du erkannt hast, dass du dein Wunschgehalt nur mit der Ausübung dieses Auftrages erreichen kannst. Es kann auch sein, dass dein Umsatz noch so gering ist, dass du diesen Auftrag zwingend brauchst, um überhaupt deine notwendigen Kosten zu decken. Also dann schaff dir Zeit diese unsicheren Aufträge spätestens in dem Monat anzugehen, in dem du sie brauchst, um keine finanzielle Unterdeckung zu erleiden.

Auftraggeber hat das go noch nicht erteilt

Wenn die Unsicherheit darin besteht, dass der Auftraggeber das go noch nicht definitiv gegeben hat, dann ist die Sache natürlich etwas schwieriger. Du musst den Kunden erst noch überzeugen, dir den Auftrag zu erteilen. Druck hilft dabei meist wenig. Ausführungen zu deiner Liquiditätslage würde ich gegenüber dem Kunden auf keinen Fall machen. Das ist unter Marketinggesichtspunkten ganz schlecht. Ich brauche Geld, also gib mir den Auftrag, brrrr. Du musst also locker bleiben und durch positive Überzeugungsarbeit den Kunden endgültig gewinnen. Das wird dir aber viel besser gelingen, wenn du frühzeitig planen und den Kunden frühzeitig ansprechen kannst. Zum einen kannst du beispielsweise dem Kunden einen bestimmten Zeitraum offerieren, in dem du gerade noch Zeit hast. Nämlich den in dem du kein Geld hast. Oder du kannst für diesen Zeitraum versuchen einen zweiten Kunden aufzutun.

Massive Liquiditätsunterdeckungen durch strategische Planung leichter vermeidbar

Ich möchte dir an dieser Stelle auch versichern, dass du nicht der einzige Selbständige bist, der in bestimmten Monaten auf eine massive Liquiditätsunterdeckung zusteuert. Das ist ganz normal und ein wesentlicher Bestandteil einer selbständigen Tätigkeit. Der Unterschied zwischen einem selbständigen der ein Budget erstellt und einem selbständigen, der nur im Kopf plant ist, dass der strategische Planer das viel früher weiß und nicht verzweifelt nach Geld suchen muss. Er hat zwei Optionen: Kurzfristig Ausgaben reduzieren oder nach hinten verschieben und langfristig die Einnahmen erhöhen. Langfristig! Du kannst mit einem Budget deine Liquiditätsengpässe langfristig erkennen und schließen. Dadurch kannst du viel souveräner auftreten, als wenn du mal wieder kurzfristig siehst: oh Mann, das reicht ja gar nicht.  

Einnahmen erhöhen durch Sonderleistungen

Natürlich kannst du auch bei sicheren Aufträgen versuchen durch Sonderleistungen noch mehr rauszuholen, als du schon mit dem Kunden vereinbart hast. Beispielsweise kann sich ja im Rahmen der Auftragsabwicklung ergeben, dass noch ein besonderer Zusatzpunkt sehr hilfreich wäre, den du ebenfalls besonders gut abwickeln kannst.

Vergleich von Großaufträgen zu kleinen Aufträgen im Hinblick auf Sicherheit und Lukrativität

Wenn du deine Aufträge einzeln und inhaltlich genau benannt (also Kunde A, Auftrag A) einträgst, wird dir vielleicht auffallen, dass eine Einnahmenstruktur, die nur aus vereinzelten Großaufträgen besteht, relativ dünn aussieht in einem Budget. Was wenn er ausfällt oder ganz wegfällt. Viele kleinere vermitteln einen besseren Eindruck im Hinblick auf die finanzielle Sicherheit. Fällt einer weg, führt das nicht zwangsweise in die finanzielle Katastrophe. Großaufträge scheinen dagegen meist etwas lukrativer. Ob das tatsächlich so ist, muss man im Einzelnen genau ausrechnen und es hängt natürlich auch von deiner Auftragsabwicklung ab. Aber darauf gehen wir in einem späteren Kapitel noch weiter ein.

Mit einer gemischten Einnahmenstruktur mehr finanzielle Sicherheit erzielen

Wie wäre es, wenn du versuchst eine Mischstruktur zu erreichen. Einige kleinere dafür dauerhaft wiederkehrende Aufträge, mit denen du stabil eine gewisse Mindestdeckung deiner Ausgaben grundsätzlich gewährleisten kannst. Diese kombinierst du mit einigen größeren Aufträgen, sei es, weil dir die größeren Aufträge mehr Spaß machen oder weil sie dir lukrativer erscheinen. Nach meinem Gefühl bieten viele kleinere dauerhaft wiederkehrende unabhängige Aufträge eine größere Sicherheit als ein oder zwei große Aufträge. Ich habe beispielsweise auch eine bunt gemischte Einnahmenstruktur in der Form von Buchhaltungsaufträgen (klein und dauernd), Jahresabschlüssen und besonderen Beratungsaufträgen.

Skalierung für mehr Wirtschaftlichkeit

Die Wirtschaftlichkeit der kleinen Aufträge kann man beispielsweise durch eine Skalierung erreichen. Skalierungen gibt es in verschiedenen Formen, da gehen wir im Beitrag Skalierung noch drauf ein. Es kann beispielsweise auch ganz einfach darunter verstanden werden, dass man immer wieder das Gleiche anbietet und sich deshalb die Vorbereitungszeit spart. Mein Lieblingsbeispiel in diesem Zusammenhang ist die Opernsängerin, die schon 100 mal die Violetta in La Traviata gesungen hat. Das nenne ich rentabel. Zum einen kann sie diese Rolle wahrscheinlich ziemlich gut und zum anderen hat sie kaum Vorbereitungszeiten. Eine Opernsängerin, die 100 verschiedene Opern singt muss viel mehr Zeit aufwenden, um diese Vorstellungen abzuwickeln. Sie ist weniger effizient/ rentabel. Vielleicht macht es mehr Spaß verschiedene Opern zu singen, aber das steht auf einem  anderen Blatt.

Strategische Ausrichtung der Einnahmenstruktur

Also trage nicht nur deine Honorare in das Budget ein, sondern nutze diese Zusammenstellung, um dir einmal ganz klar darüber zu werden, wie dein Einnahmenstruktur aussieht. Werde dir dabei auch klar darüber, dass es unterschiedliche Einnahmenstrukturen gibt:

• Aufträge mit einem großen Honorar- und Zeitvolumen,
• Aufträge mit kleinem Honorar- und Zeitumfang,
• Aufträge mit einem Auftraggeber,
• Aufträge von vielen verschiedenen Auftraggebern,
• Laufende vertraglich fixierte wiederkehrende Zahlungen, für die du jeweils arbeiten musst,
• Laufende wiederkehrende Zahlungen, für die du einmal arbeitest, danach fließen sie als passives Einkommen zu,
• Einnahmenströme für die der Leistungsempfänger selbst bezahlt,
• Einnahmenströme, für die ein Dritter bezahlt und nicht der eigentliche Leistungsempfänger

Grundsätzlich kann ich aus meiner Erfahrung sagen, dass sich finanzielle Sicherheit und Unabhängigkeit vor allem dann einstellt, wenn man viele verschiedene Einkommensströme miteinander kombiniert. Ein bisschen so wie bei der Finanzanlage, wo auch von den Experten empfohlen wird, nicht alle Eier in einen Korb zu legen.

Wie sieht deine Einkommensstruktur aus? Wie fühlst du dich damit?

Aufträge im Entwicklungsstadium!

Planst du neue Geschäftsideen, Aufträge, die du gerne machen möchtest, aber noch nicht angegangen bist? Toll! Trage die daraus resultierenden Einnahmen in dem Monat ein, in dem der Auftrag nach deiner Vorstellung abgewickelt und das Geld auf deinem Konto eingegangen ist. Nimm dafür eine dritte Farbe. Du siehst auch hier, wie sehr dein Budget dich motivieren kann, diesen Auftrag anzugehen, weil du das Geld einfach brauchst.

Verspätete Zahlungseingänge

Wenn du die Zahlungseingänge in dein Budget einträgst, denke bitte daran, dass zwischen der Fertigstellung des Auftrages sowie dem Zahlungseingang noch etwas Zeit vergehen kann. Zwei Wochen sind meist eine Frist der allgemeinen Zahlungsbedingungen, es kann aber auch locker mal einen Monat dauern. Für die verlässliche Liquiditätsplanung ist es wichtig, dass du die Zahlungen zu dem Zeitpunkt einträgst, zu dem sie realistischerweise auf deinem Konto eingehen. Sofern dir dieser Zeitpunkt zu spät erscheint, versuche die Leistung früher fertigzustellen. Dann kannst du früher mahnen (ohne gleich penetrant zu sein). Auch in dieser Hinsicht motiviert ein Budget unheimlich stark dein Business nicht nur zu träumen und sehr viel Zeit mit Prokrastinieren zu verplempern, sondern es zu leben. Die Arbeit dafür zu tun, damit dein Traumunternehmen Wirklichkeit wird.

Zusammenhang von Zeit und Geld!

Die Abwicklung von Aufträgen kostet Zeit. Deshalb solltest du beim Budgetieren auch deine Zeiterfordernisse für die Aufträge überwachen. Diese Überwachung kannst du in einem dritten Block unter der Einnahmenerfassung führen oder in deinem Kalender. In diesem Zusammenhang musst du den zeitlichen Mehraufwand, den es macht die Bearbeitungszeiten auch noch im Budget zu führen gegen die Sicherheit abwägen, alles auf einmal im Blick zu haben. Sehr leicht kann es nämlich passieren, dass du deine Zeit doppelt verplanst, weil du die Einnahmen brauchst. Nachher hast du die Zeit gar nicht, um die Einnahmen zu erzielen. Das solltest du schon im Zeitpunkt des Budgetierens überwachen.

Planung der Auftragsabwicklung im Detail

Plane hier zumindest im Kalender monatlich, welche Aufträge du abwickeln musst gem. Budget. Von dieser monatlichen Grundplanung brichst du die Aufträge auf wöchentliche Einheiten herunter. In deiner Wochenplanung legst du dann tageweise fest, was an diesem Tag für welchen Auftrag abgearbeitet werden muss. Auch das hilft dir Zeit für deine Arbeit zu finden. Sie steht in deinem Kalender. Da kann man nicht mal grade eben das Kinderzimmer renovieren, denn dein Tagesplan ist schon mit der Erfüllung deines Budgets ausgebucht und die Renovierung muss warten, bis wieder ein Zeitblock frei ist.

Budgetieren bei Großaufträgen

Eine Budgetierung ist vor allem auch dann sinnvoll, wenn du nur wenige große Aufträge im Jahr abwickelst. In einem Kopfbudget reicht das Honorar aus einem solchen Großauftrag ja eine gefühlte Ewigkeit und für die tollsten Sachen. Meist wird dabei schon gleich im Start vergessen, dass ein großer Teil dieses Honorars für die Steuer abfließt. Das merkt man meist erst, wenn das Jahr rum ist und der Steuerbescheid kommt. Mit Hilfe eines digital fixierten Budgets kannst du genau erkennen, wie lange das Honorar aus diesem Großauftrag reicht, um deine Betriebskosten, deine Rücklagenbildung und dein Traumgehalt zu finanzieren. Da du die Steuern im Budget unter den Ausgaben mitberücksichtigt hast, kann es diesbezüglich am Jahresende kein übles Erwachen geben.

Nochmal: Die vielen Vorteile einer Budgetierung auf einen Blick!

Ausreichende Honorargewinnung

Die Budgetierung hat also viele gute Auswirkungen. Es stellt die Verbindung zwischen Zeit und Honoraren dar. Nur wer arbeitet generiert auch Einnahmen. Wer nur träumt, alle Arbeit auf den nächsten Tag verschiebt und sich ständig ablenken lässt, wird letztlich seine Ziele nicht erreichen. Die Erstellung eines Budgets hilft immens diesen Zusammenhang zu erkennen und ist die Basis für eine Strategie, mit der du deine Träume erfüllen kannst.

Echte Freizeit statt prokrastinieren!

Auch wenn diese Träume in der Gewinnung von mehr Freizeit bestehen, kann dir das Budget helfen. Es zeigt dir genau: Wieviel Geld benötigst du, um deinen Lebensstil zu leben, wieviel Einnahmen musst du dafür erzielen und wieviel Zeit musst du dafür aufwenden. Wenn dein Lebensstil finanziert ist, dann kannst du überschüssige Einnahmen abschneiden. Ein Budget hilft also nicht nur mehr Einnahmen zu erzielen, sondern auch die Arbeitszeit zu begrenzen und Aufträge zu kappen, um mehr Freizeit zu erreichen. Damit kannst du aber die Freizeit aktiv erreichen, indem du zügig deine Aufgaben erledigst in der Sicherheit, damit genug Geld für dich zu erzielen. Anschließend hast du echte Freizeit, die dir zur absolut freien Verfügung steht. Du musst nicht während der Arbeit träumen oder prokrastinieren, weil du ansonsten keine Zeit für dich hast. Durch die Planung hast du Sicherheit, dass das Geld am Ende reicht und nicht unvorhergesehene Überraschungen auf dich zukommen und wieder Unsicherheit bei dir hervorrufen.

Effizienzsteigerung

Nur wenn man sein Business kontinuierlich mit Zeit füttert, kann es auch den monetären Erfolg bringen, den man sich wünscht. Zeit und Geld hängen eins zu eins zusammen. Natürlich gibt es Abstufungen. Manche brauchen weniger Zeit, um mehr Geld einzunehmen. Aber auch das kannst du über ein Budget erkennen. Wieviel Zeit brauche ich um wie viele Einnahmen, wieviel Gewinn, welchen Lebensstil zu erreichen? Wenn dir das zu viel Zeit ist, kannst du durch diese Erkenntnis daran arbeiten, mehr Honorare aus deiner Zeit herauszuholen oder zu erwirtschaften.

Feile an deinem Geschäftsmodell!

Wenn du aus der Gegenüberstellung von Ausgaben, Rücklagenbildung, Gehalt, Einnahmen und Zeitaufwand erkennst, dass deine erzielbaren Einnahmen aus deinen Aufträgen, der grundsätzlichen Auftragsstruktur in deinem Geschäftsmodell nicht ausreichen, um dein Traumgehalt zu erreichen oder noch schlimmer überhaupt nur die notwendigen Ausgaben zu decken, dann wird es Zeit etwas zu ändern. Diese Veränderung kann in der Nachverhandlung der Verträge bestehen, im Kündigen von bestimmten unrentablen Verträgen. Lass Aufträge, die dich nicht als die Person respektieren, die du gerne sein möchtest gehen, um Zeit für neue zu finden. Honorare haben natürlich zunächst viel mit der angebotenen Leistung zu tun und mit der Qualität der angebotenen Leistung. In diesen Bereichen solltest du immer möglichst top sein. Honorare hängen aber auch viel mit Psychologie zusammen und mit deiner persönlichen Selbsteinschätzung was dir zusteht. Hier sind die Auffassungen verschiedener Anbieter der gleichen Leistung sehr unterschiedlich. Mancher verlangt viel, andere trauen sich kaum das absolut notwendigste an Honoraren zu fordern. Das ist eine sehr wichtige psychologische Komponente der Honorarermittlung, die du nicht aus den Augen lassen solltest. Arbeite daran deine Arbeit als mehr Wert zu betrachten und dann rechne auch mehr ab.   

Nur der Wandel ist konstant!

Eine selbständige Tätigkeit unterliegt immer dem permanenten Wandel. Im Laufe der Zeit bedarf es immer wieder eines strukturellen Wandels der Tätigkeit. Dieser kann auch durch eine persönliche Veränderung oder eine berufliche Weiterentwicklung verursacht sein. Wenn die für dich erzielbaren Aufträge nicht ausreichen dein Traumgehalt zu verdienen, dann kann das auch bedeuten, dass du dich möglicherweise weiterentwickeln musst, etwas dazulernen musst, um bessere Aufträge akquirieren zu können.   

Verpflichte Dich Dir selbst gegenüber!

Mit einem Budget wird dir klarer, dass du im Prinzip bei dir selbst angestellt bist. Mit der Fixierung eines Budgets inclusive eines Traumgehaltes verpflichtest du dich ein stückweit, Leistung zu erbringen. Diese innere Verpflichtung dir selbst gegenüber und auch die Notwendigkeit der Zeitbindung, um deine finanziellen Ziele zu erreichen stellen ein fantastische Abwehrstrategie für alle herangetragenen Verpflichtungen dar, die das Leben an einen Selbständigen so bereithält. Familie, Freunde, Nachbarschaft, Gemeinwohl überschwemmen einen selbständig Tätigen schnell mit unzähligen Aufgaben. Als Selbständiger hat man immer Zeit, ist immer flexibel, da man ja keinen Arbeitgeber hat. Doch hast du. Dich selbst!   In dem Budget hast du die für dein Business erforderlichen Zeiträume eingeplant. Andere To Dos im Privatbereich werden auf passende Zeiträume verschoben, ganz abgesagt, verkürzt oder Freunde und Familie werden mit einbezogen!

Go for it!