Finanzielle Klarheit – Starte mit der Aufstellung deiner Ausgaben

Ein strukturiertes Budget ist der beste Weg, um finanzielle Engpässe zu vermeiden und deine unternehmerische Zukunft sicher zu planen. Starte mit der Erfassung deiner monatlichen Ausgaben, damit du deine Einnahmen nicht für unwichtige Dinge verschwendest oder wichtige Kosten übersiehst.

Die richtige Struktur für deine Ausgaben

Um den Überblick zu behalten, unterteile deine Ausgaben in verschiedene Kategorien. Eine bewährte Methode ist die Einteilung in:

• Laufende Fixkosten (vertraglich festgelegt)
• Jährlich einmalige Kosten
• Laufend anfallende variable Kosten

Laufende Fixkosten

Laufende Fixkosten fallen bei Soloselbständigen vor allem in der Form von Büromieten, Lagerkosten, Atelierkosten, Stromkosten, Leasinggebühren für das Auto oder einen Computer, Personalkosten, Telefongebühren, Lizenzgebühren und beispielsweise Hostinggebühren an. Natürlich können je nach Einzelfall auch weitere Kosten entstehn.     

Jährlich einmalig anfallende Kosten

Unter den jährlich einmalig anfallenden Kosten kannst du dir folgende Kostenarten vorstellen:

• Versicherungen für das Auto, Berufshaftpflichtversicherungen und andere Versicherungsbeträge
• Beiträge zu berufsrechtlichen Einrichtungen, wie beispielsweise der Steuerberaterkammerbeitrag,  
• Steuerberaterkosten
• größere Anschaffungen, wie die Anschaffung eines Computers oder eines Autos oder einer anderen Geschäftseinrichtung.

Laufende variable Kosten

Laufende variable Kosten gibt es natürlich jede Menge. Einige Beispiele sind: Fachbücher, Bewirtungskosten, Aufmerksamkeiten, Bürobedarf, Reparaturkosten, Fortbildungskosten, Anwaltskosten, Honorare an Hilfskräfte, Reisekosten und die Umsatzsteuerzahllast.

Letzten Endes kommt es nicht darauf an, in welcher Kategorie du deine Ausgaben erfasst. Wichtig ist nur, dass du möglichst alle deine Ausgaben entdeckst und erfasst. Die Kategorisierung soll dir nur helfen, an alle Ausgaben zu denken. Gerade die einmalig jährlichen Kosten vergisst man gerne und das, obwohl es diese meist ganz schön in sich haben.

Die laufenden variablen Kosten zeichnen sich gerade dadurch aus, dass sie variabel sind, manchmal also anfallen und manchmal nicht. Nehmen wir zum Beispiel die Kosten des Bürobedarfs. Natürlich fallen diese nicht jeden Monat in gleicher Höhe an. Es fallen aber auf jeden Fall welche an. Du solltest am besten ungefähr abschätzen, in welcher Höhe Kosten zu erwarten sind und diese in deinem Budget erfassen. Trage jeden Monat oder alle zwei Monate einen Betrag dafür ein, je nach deinem Geschäftsbedürfnis. Aber trag sie ein. Sie fallen an. Genauso geht es mit Fachbüchern, Fortbildungskosten oder Reparaturkosten.

Ermittle deine Gehaltswünsche

Als eine weitere betriebliche Ausgabe darfst du dein Gehalt berücksichtigen. Welchen Betrag möchtest du aus deinem Unternehmen für deine privaten Ausgaben entnehmen. Um diesen Betrag beziffern zu können, musst du dir zunächst über deine privaten Ausgabenwünsche oder Verpflichtungen klar werden. Befasse ich dafür mit dem Thema: Budgetieren im Privatbereich.

Wo erfasst Du besonders wichtige Fixkosten wie Miete oder Kfz-Kosten am besten

Manche Ausgaben können sowohl im Budget für deine Privatausgaben angesetzt werden als auch aufgrund ihres Fixkostencharakters und ihrer besonderen Bedeutung im Budget für deinen betrieblichen Bereich.

Ich setze für mich selbst besonders wichtige Fixkosten insgesamt im betrieblichen Budget an. Das sind beispielsweise die Kosten für die Miete. Die Kosten für das Auto sind im betrieblichen Budget anzusetzen, wenn das Auto Betriebsvermögen ist. Wenn das Auto Privatvermögen bleibt, dann musst du entscheiden, wo du es berücksichtigen möchtest. Wichtig ist: Alle Kosten berücksichtigen! Beispielsweise die Versicherung sollte nicht vergessen werden und die Tankkosten müssen realistisch geschätzt werden.

Sozialversicherungsbeiträge und Beiträge zur Rücklagenzuführung

Weitere Kosten, die zwischen betrieblicher und privater Sphäre rangieren sind die Sozialversicherungsbeiträge sowie die Beträge für deine Steuerrücklagenbildung, deine Notfallrücklage und eventuell weiterer Rücklagen, die du befüllen möchtest. Ich fasse alle diese Beiträge im betrieblichen Budget unter einer besonderen Position: betrieblich motivierte private Ausgaben zusammen. Sozialversicherungsbeiträge und vor allem die Steuerrücklage ist für mich betrieblich veranlasst, weil die Höhe vom Einkommen abhängt, wenn du wie ich freiwillig gesetzlich krankenversichert und in einem Versorgungswerk für eine bestimmte Berufsgruppe bist. Die Steuerrücklage hängt ebenfalls von der Höhe des betrieblichen Einkommens ab. Deshalb finde ich es passender, die Zuführungsbeträge zu dieser Position im betrieblichen Budget zu erfassen.

Anpassung deiner Gehaltswünsche

Wenn du bestimmte Positionen wie Miete, Auto, Sozialversicherungsbeiträge und die Zuführung zu deinen Rücklagen im betrieblichen Bereich ansiedelst, dann muss das Gehalt, das du dir bezahlen willst, diese Beträge nicht mehr beinhalten. Entsprechend kannst du es geringer festsetzen. Mit deinem Gehalt müssen dann nur noch deine laufenden variablen Kosten abgedeckt werden. Wenn du die Kosten für Miete, Auto, Sozialversicherungsbeiträge sowie die Rücklagenzuführung dagegen im privaten Bereich eingeplant hast, dann muss das Gehalt höher berechnet und überwiesen werden.

Ich neige dazu die großen Fixkostenblöcke alle im betrieblichen Bereich zu belassen, denn dort werden sie weniger aus den Augen verloren. Wenn du eine Weile budgetiert hast, wirst du feststellen, dass man in schlechten Zeiten immer gerne mal das Gehalt nach unten anpasst, um einen Liquiditätsengpass zu überwinden. In diesem Fall ist es praktischer und verlässlicher, wenn die großen privaten Fixkostenblöcke im betrieblichen Budget festgeschrieben sind. Dem Gehalt stehen dann nur mehr oder weniger variable Kosten gegenüber. Dies ermöglicht dir das Gehalt tatsächlich nach unten anzupassen, ohne gleich Gefahr zu laufen deine Miete oder deine Krankenversicherungsbeiträge nicht mehr bezahlen zu können. Dein strategisches Steuerungsinstrument ist ja das betriebliche Budget. Hier siehst du: aha es kommt ein Liquiditätsengpass. Ich muss Kosten kürzen oder verschieben. In diesem Zusammenhang kannst du schneller erkennen, welche Kostenblöcke du tatsächlich kürzen oder verschieben kannst, wenn in deinem Gehalt nur variable Kosten enthalten sind und die nur schwer änderbaren lebenswichtigen Fixkosten gleich im betrieblichen Budget erkannt werden können.

Wann erfasst du die jeweilige Ausgabe?

Die jeweilige Ausgabe erfasst du in dem Monat, in dem sie erwartungsgemäß anfallen wird. Wird also die Versicherung für das Auto im Januar fällig, dann setzt du sie im Januar an. Wir die Anschaffung eines neuen Computers voraussichtlich im August fällig, dann ist sie im August zu erfassen. Das Gleiche gilt für Fortbildungskosten und so weiter. Laufende variable Kosten für Büromaterial, Porto, Fachbücher oder Reparaturen teilst du am besten in monatliche Beträge auf. Also nicht irgendwann im Jahr einen großen Posten einplanen, sondern jeden Monat einen anteiligen Betrag. Das kommt der Lebenswirklichkeit näher. Du willst im Rahmen der Erstellung deines Budgets ja ermitteln: Wann brauche ich wieviel Liquidität.